Mantenimiento

El mantenimiento es el procedimiento que combina las acciones técnicas (comprobaciones, mediciones, reemplazos, ajustes y reparaciones) con las administrativas, con el objetivo de preservar o restablecer la funcionalidad de un artículo de manera que pueda continuar brindando un servicio determinado, con el nivel de eficiencia requerida bajo estándares de seguridad.

Para que una empresa pueda producir requiere: materias primas, proceso de producción, personal y equipos. En caso de empresas de servicios, por lo general necesitan de una combinación de equipos y personal.

Centrándonos en los equipos, para gestionarlos correctamente se deben realizar un conjunto de actividades para preservar e incluso extender su vida útil. Estas se pueden desglosar en varias funciones:

• Mantenimiento
• Inversiones de renovación
• Inversiones de productividad
• Mejoras de equipos
• Desarrollo de nuevos equipos.

No se debe confundir la gestión de equipos con la gestión de mantenimiento y en campo a menudo se hace. La segunda es parte integral de la primera. Sin embargo, todas las actividades están interrelacionadas, si no realizan renovaciones en los equipos, se elevan los costos de mantenimiento, además al ser actividades que realizan el mismo grupo de trabajo, si el personal se concentra en inversiones de productividad o renovaciones, descuida entonces las tareas de mantenimiento.

Para tener una óptima gestión de equipos se debe realizar un análisis de necesidades y disponer de un presupuesto para cada una de las actividades que componen dicha gestión.

Tipos de Intervención de Mantenimiento

En función de la operatividad del equipo durante un mantenimiento, el tipo de intervención se puede clasificar según:

• El equipo funciona y la producción o servicio continúa. Se presenta en actividades de mantenimiento preventivo o en inspecciones de mantenimiento predictivo. Se realizan bajo planificación.
• El equipo es detenido, la producción o servicio continúa. Se presenta cuando se han instalado equipos redundantes. Se realiza bajo planificación.
• El equipo es detenido, la producción o servicio para.

Por tanto, se debe perseguir tener las menores paradas posibles y que estas sean realizadas dentro de una programación, para evitar impactar negativamente la producción o servicio brindado. Las paradas programadas se dan porque se realizará una renovación o un mantenimiento que así lo requiere, los fines de semana por la naturaleza de la producción o servicio brindado, paradas por limpieza, entre otras. Mientras que las paradas no programadas representan una interrupción abrupta de la producción o servicio, lo que ocasiona pérdidas económicas a las empresas.

Clases de Actividades

La gestión de mantenimiento requiere la ejecución de las siguientes actividades:

• Gestión a mediano y largo plazo
• Análisis técnicos a mediano y largo plazo
• Ejecución de actividades
• Gestión de repuestos

Gestión a mediano plazo

Cuando se piensa en las actividades de mantenimiento a mediano plazo, se debe considerar que son las actividades a llevar a cabo en el período de 1 a 12 meses. Estás actividades son:

• Planificación de intervenciones:
  1. Gestionar los requerimientos de mantenimientos programados.
  2. Previsión de cargas por equipos.
  3. Determinación de plazos de ejecución y fechas de intervención.
• Control de presupuesto:
  1. Análisis de indicadores mensuales
  2. Definición de acciones en función del presupuesto previsto y el nivel de producción. Si está a aumentado con respecto a lo planificado, se debe aumentar el presupuesto de mantenimiento. Si por el contrario ha disminuido, se deberá disminuir el presupuesto.
  3. Revisión continúa del Plan de Mejoramiento Permanente de Mantenimiento (PMPM), para su actualización.

Gestión a largo plazo

Son las actividades que se deben realizar en un período superior al año, siendo las más importantes:

• Definir criterios para recambios de equipos.
• Definir indicadores de mantenimiento.
• Decidir si se usarán servicios externos.
• Desglosar las actividades de mantenimiento según los distintos servicios que intervienen.
• Establecer un Plan de Mejoramiento Permanente de Mantenimiento (PMPM): debe incluir nuevos equipos o procesos, mejora de programas preventivos, capacitación, entre otros.
• Mejorar procedimientos organizacionales: establecer las reglas que garanticen la calidad en el servicio:
  • Gestión a priori: políticas de mantenimiento de equipos, planificación de las intervenciones, gestión de bodegas, entre otros.
  • Gestión a posteriori: informe de intervención, bitácora, análisis técnico-económicos, etc.
• Programa de capacitación de los colaboradores.

Ejecución de las Intervenciones

Se deben llevar a cabo una serie de actividades:

• Planificación de la intervención, comprende el alcance, actividades, recursos (materiales, equipos, herramientas, implementos de seguridad, personal), plazo de ejecución.
• Coordinar con Producción u Operaciones, se debe realizar una consulta o reunión para saber cuál es el mejor momento para realizar la intervención.
• Realizar la intervención, se deben movilizar los recursos, delimitar el área de trabajo, tomar las medidas de seguridad correspondiente, realizar la intervención, transferir el equipo a producción u operaciones y realizar el respectivo informe.
• Gestión de personal, tener en cuenta si se han incurrido en horas extras para el cálculo de salario y mantener la motivación, recordando que este es el equipo más importante dentro de cualquier empresa y como tal también requiere su mantenimiento. Se debe tener en cuenta las aptitudes y actitudes de cada profesional y proponer acciones de capacitación para alcanzar los niveles necesarios de preparación. Además, se debe comunicar los resultados obtenidos en función del grado de instrucción de los colaboradores, para garantizar que todos entiendan en el punto en el que se está y hacia donde se quiere llegar, por ejemplo, a los profesionales se les comunicará en términos de indicadores, con análisis incluido y a los más técnicos se les notificará en un lenguaje más simple, siempre asegurándose que se ha explicado lo suficientemente para su comprensión.

Gestión de Repuestos

Toda gestión de mantenimiento tiene asociada una gestión de repuestos, por lo que el éxito de la primera depende de la correcta ejecución de la segunda.

• Adquisición de repuestos, ésta a su vez incluye:
  • Definición técnica del requerimiento.
  • Estimación del plazo de entrega.
  • Coordinación con la planificación a mediano plazo.
  • Redacción del programa de compras según el programa de gestión de largo plazo.
  • Evaluación de calidad de los proveedores: costo calidad, demora.

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• Gestión de almacén de repuestos. Sus actividades principales son:
  • Registro del artículo en el catálogo de repuestos.
  • Determinar localización física de los repuestos.
  • Definición del modo de reaprovisionamiento y parámetros.
  • Análisis de necesidades y emisión de solicitudes de requerimiento.
  • Análisis de indicadores de gestión de stock.
  • Elaboración de un plan de acción para reducir el costo total de mantenimiento.